「ハローワーク 応募 連絡 来ない」という言葉は、月に40回ほど検索されています。検索しているのは求職者です。応募したのに会社から連絡が来ず、どうすればいいか調べている。この記事は、その会社側に向けて書きます。自社が「連絡が来ない会社」になっていないか、ハローワークの決まりは何か、どのくらいの速さで返せばいいか、そして返信の3通のテンプレートです。
求職者の声: 「連絡がない」は相談の上位
香川労働局のリーフレットには、求職者からの相談として、こんな声が載っています。「応募書類を送ったのに面接日時についての連絡がない」「採否決定までの日数を過ぎても面接を受けた事業所から採否の連絡が来ない」「連絡が無いので問い合わせると既に他の人が採用されていた」。そして、こう書かれています。面接日時の設定や書類選考に時間がかかりすぎると、応募中の優秀な人材を採用するチャンスを逃したり、応募を検討している人に敬遠されることがある。採否の連絡があるまで、他の事業所への応募を控えている人もいる、と（ハローワーク高松「募集・採用に関するトラブルが増えています」）。
製造業の社長2人が「300万円かけて求人を出して20人応募、面接して3人内定」という話をしていたとおり、1件の応募は高い費用で得たものです。それが、返信の遅れで消えています。
ハローワークの決まり
求人票の「選考結果通知」欄に書いた日数は守ることになっています。遅れる場合は、その日数以内に、遅れる旨を理由とともに応募者に連絡する。採否の結果は本人に直接通知し、ハローワークにも連絡する。不採用の人には応募書類を選考終了後に速やかに返却する（返却するかどうかを求人票の備考欄に書いておくとトラブルになりにくい）。応募が多くて募集を止めるとき、求人を取り消すときは、速やかにハローワークに連絡する（ハローワークインターネットサービス「求人申込み、採用・選考に当たっての留意事項」ほか）。
もう1つ、気づいていない会社が多いのが、オンライン自主応募です。求職者がマイページから直接応募した場合、ハローワークから会社に電話は来ません。求人者マイページを見なければ、応募があったことに気づきません。「連絡が来ない」の一部は、会社が応募に気づいていないことで起きています。
速さの数字
応募者への返信の速さを直接測った国内の調査は見当たりませんが、取引先からの問い合わせの数字は同じ構造です。製造業のA社が問い合わせの返信を3〜5日から24時間以内に変えたところ、商談化率は30%から50%に上がりました（「製造業の問い合わせを増やす」の記事）。米国の調査では、Webからの問い合わせに5分以内に電話をかけると30分後と比べて接触できる確率が100倍、という結果もあります。
応募者は、複数の会社に応募しています。最初に返事が来た会社が、その人の中で「ちゃんとした会社」になります。返事の速さは、給与や休日より先に、その会社の印象を決めています。
3通のテンプレート
受付、面接案内、採否の3通を、あらかじめ用意しておきます。どれも5行以内です。件名には会社名と用件を入れます。
1. 受付（応募から24時間以内）
「〇〇様。株式会社〇〇の〇〇（総務）です。ご応募ありがとうございます。書類を確認し、〇月〇日までに面接のご案内をお送りします。ご不明な点はこの番号（090-xxxx-xxxx）にお電話ください。」
書類選考をする場合も、まずこれを送ります。「確認中です」の一言があるかないかで、応募者が他社に動くかどうかが変わります。
2. 面接案内（受付から3営業日以内）
「〇〇様。面接のご案内です。候補日は①〇月〇日（〇）10時 ②〇月〇日（〇）14時 ③〇月〇日（〇）10時です。ご都合のよい日をお知らせください。場所は本社工場（住所・地図URL）、所要時間は45分ほどで、面接の前に現場を10分ご案内します。」
候補日は3つ。往復を1回で終わらせます。現場を見せる時間を先に伝えておくと、「入社前に見せる」（「製造業の早期離職を減らす」の記事）が面接の中に組み込まれます。
3. 採否（求人票に書いた日数以内。不採用にも必ず）
「〇〇様。先日は面接にお越しいただきありがとうございました。慎重に検討した結果、今回は採用を見送らせていただくことになりました。お預かりした応募書類は本日返送いたします。〇〇様のこれからのご活躍をお祈りしています。」
不採用の連絡を出さない会社は、その応募者と、その人の周りの人に「連絡が来ない会社」として残ります。採用の場合は、入社日、持ち物、初日の流れ、教える先輩の名前を添えます。
担当と受信箱を決める
3通のテンプレートがあっても、誰が送るかが決まっていなければ送られません。応募の経路は、ハローワークからの紹介（電話・FAX）、オンライン自主応募（求人者マイページ）、自社の採用ページのフォーム、メール、電話の5つ。それぞれの受信箱を毎朝1回見る担当を1人決め、受付の返信までをその人の仕事にします。面接の日程調整と採否は、社長か現場の責任者。この分担を求人を出す前に決めておけば、「連絡が来ない会社」にはなりません。
まとめ
- 「連絡が来ない」は求職者が毎月検索している言葉。会社側は気づいていない
- ハローワークの決まり: 採否の日数は厳守、遅れるときは期限内に理由を連絡、不採用者に書類を返却、オンライン自主応募はマイページを見ないと気づかない
- 返信の速さは、給与や休日より先に会社の印象を決める。取引先の問い合わせで24時間以内にして商談化率が1.7倍になった例がある
- 受付（24時間以内）、面接案内（3営業日以内・候補日3つ）、採否（日数以内・不採用にも）の3通を用意する
- 受信箱を毎朝見る担当を1人決める
製造業の会社のためのホームページ制作サービス「製造WEB」では、採用ページの応募フォームに届いた応募を担当者のメールと電話に即時通知し、上の3通のテンプレートをお渡しします。フォームの項目変更も続けて対応します。応募の受信箱が複数あって見落としが心配な会社は、ご相談ください。